Faktura pro forma – charakterystyka i zastosowanie
Więcej szczegółów o tym, czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty.
Każdy kto prowadzi swoją firmę, ale też i większość osób realizujących zakupy online, miał kontakt choć raz z fakturą pro forma. Nie każdy jednak wie, czym faktycznie jest ten dokument i co go wyróżnia od tradycyjnej faktury.
Czy fakturę proforma ujmuje się w w księdze przychodów i rozchodów?
Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, stąd nieraz można spotkać się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Poleca się jednak zostawić ją na przykład dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna być traktowana wobec tego jako dokument handlowy, który formą propozycji pewnej oferty. Nie stanowi dowodu zrealizowania usługi czy nabycia towaru, a więc zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie wywołuje skutków w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, gdyż dotyczy sprzedaży lub usługi, która jeszcze nie została zrealizowana, toteż warunki transakcji w niej przedłożone mogą nadal być zmodyfikowane.
Faktura proforma nie zwalnia z obowiązku przekazania stosownej faktury VAT
Faktura proforma przypomina z wyglądu i posiada te same elementy co faktura VAT, m.in.:
- miejsce oraz datę,
- dane stron (odbiorcy i wystawcy),
- nazwę towarów bądź usług, będących przedmiotem transakcji (wespół z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość brutto i netto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana także słownie,
- informacja o wysokości ewentualnych rabatów,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- wskazanie terminu zapłaty,
- określenie przewidywanej daty wykonania usługi czy też dostarczenia towaru.
Aby bez trudu można było odróżnić ten dokument od ostatecznej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe, taką fakturę należy oznaczyć zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Trzeba również mieć na uwadze, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, gdy odbiorca zapłaci w całości za przedmiot transakcji bądź przeleje zaliczkę.
